Come organizzare le consegne con mezzi propri
Per chi produce o distribuisce e consegna con i suoi furgoni e camion: come pianificare i giri, scegliere il mezzo, caricare nell'ordine giusto, sapere dove sono i mezzi senza telefonare all'autista, misurare quanto costa una consegna e non farsi sorprendere dalle scadenze.
Quando un'azienda consegna con la propria flotta, la giornata si decide prima che i mezzi partano: quali clienti, con quale mezzo, in che ordine. Poi, finché i mezzi sono fuori, chi è in ufficio lavora spesso alla cieca, tra telefonate dei clienti e telefonate agli autisti.
Ecco un metodo in sei passi, valido sia con tre furgoni sia con trenta mezzi.
1 Pianificare i giri
Un giro ben fatto riduce chilometri, ore e ritardi. I criteri, in ordine di importanza:
- finestre orarie dei clienti: chi riceve solo la mattina, chi chiude a pranzo, chi ha un orario di scarico fisso;
- zona: raggruppare le consegne vicine invece di attraversare la provincia due volte;
- priorità: merce urgente, deperibile o attesa da un cliente importante;
- tempi di scarico reali: dieci minuti in un negozio, un'ora in un cantiere senza muletto;
- rientro: a che ora il mezzo deve essere di nuovo al magazzino per il carico del giorno dopo.
Le distanze vanno calcolate sulle strade, non in linea d'aria: due clienti a 5 km di distanza possono essere a mezz'ora di guida.
2 Scegliere il mezzo giusto
Il furgone grande che parte mezzo vuoto costa quanto quello pieno; quello piccolo che deve tornare indietro perché il carico non ci sta costa un giro in più. Per scegliere servono tre numeri per ogni mezzo: portata in chili, volume utile e numero di pallet. E per ogni consegna: peso, volume e se richiede una sponda idraulica o un mezzo con gru.
Con questi dati la scelta diventa un conto, non un'abitudine: il mezzo più piccolo in cui il carico del giro entra davvero.
3 Caricare nell'ordine giusto
La regola base è l'ordine inverso delle consegne: la merce dell'ultima fermata entra per prima e va in fondo, quella della prima fermata entra per ultima e resta vicino alle porte. Così a ogni fermata l'autista scarica senza spostare il resto.
- i colli pesanti in basso e distribuiti sugli assi, i leggeri e fragili sopra;
- il carico fissato con cinghie, barre o reti: il Codice della strada impone che non possa spostarsi o cadere;
- mai oltre la portata del mezzo, anche "solo per oggi".
Attenzione: un carico rifatto a metà giro fa perdere tempo, danneggia la merce e mette a rischio l'autista.
4 Sapere dove sono i mezzi
La domanda più frequente in un ufficio spedizioni è "dov'è il camion?". Il cliente chiama, l'ufficio chiama l'autista, l'autista risponde mentre guida: tre persone ferme per un orario, e un rischio sulla strada.
Un localizzatore GPS sul mezzo, collegato a un monitor delle consegne, risponde da solo: dove si trova il mezzo, quante fermate ha fatto, quanti minuti mancano al prossimo cliente. Con l'orario stimato si può avvisare il cliente prima che chiami, e capire subito quale giro è in ritardo.
5 GPS e dipendenti: le regole
Se i mezzi li guidano dipendenti, il GPS permette anche di controllare a distanza il loro lavoro, e per questo ricade nell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori:
- si può installare solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale;
- serve un accordo con le rappresentanze sindacali o, se non ci sono, l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro, prima dell'installazione;
- ai lavoratori va consegnata un'informativa privacy chiara su quali dati si raccolgono, perché e per quanto tempo;
- secondo il Garante, un monitoraggio sistematico può richiedere una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.
Fatte queste cose, i dati del GPS si possono usare per organizzare il lavoro. Saltarle espone a sanzioni e rende i dati inutilizzabili in caso di contestazione.
6 Misurare i costi
Senza dati non si sa dove si perde la giornata. Bastano pochi numeri, raccolti ogni giorno:
- chilometri per giro e per consegna;
- tempi di guida, di sosta e di scarico;
- consegne fallite o rimandate, e perché;
- riempimento dei mezzi alla partenza;
- costo per consegna: carburante, autista, mezzo, diviso per le consegne fatte.
Dopo qualche settimana i numeri dicono dove intervenire: un cliente che fa perdere un'ora a ogni scarico, un giro che si può accorpare, un mezzo sempre mezzo vuoto.
Le scadenze di mezzi e autisti
Una flotta porta con sé un calendario di scadenze, e un mezzo fermo per una revisione scaduta costa più della revisione:
- assicurazione e bollo;
- revisione: ogni anno per i mezzi pesanti, ogni due anni (dopo la prima) per i furgoni più leggeri;
- tagliandi e manutenzione programmata;
- patenti degli autisti e, per i mezzi oltre 3,5 tonnellate, la carta di qualificazione del conducente, da rinnovare con la formazione periodica;
- tachigrafo, dove previsto, con le sue verifiche.
Gli errori più comuni
- Pianificare a memoria, con l'autista più esperto come unico "sistema".
- Stimare i tempi di scarico invece di misurarli.
- Scegliere il mezzo per abitudine, non per peso e volume del carico.
- Caricare nell'ordine sbagliato e rifare il carico a metà giro.
- Installare il GPS senza accordo sindacale o autorizzazione e senza informativa.
- Ricostruire la giornata a fine turno su un foglio, a memoria.
Trasparenza sull'uso dell'IA. Questo articolo è stato scritto con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, poi verificato e approvato da Pasqualino Marasco, che ne cura i contenuti e ne ha la responsabilità editoriale.